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Namensschilder erfüllen mehrere Funktionen. Unter anderem ermöglichen es die Namensschilder einem Kunden zu erkennen, mit wem er es zu tun hat. Darüber hinaus sagen Namensschilder, vor allem die Art und Weise ihrer Herstellung, etwas über den Stil und Anspruch des Unternehmens an sich selber aus. Dabei haben Namensschilder für den Kunden einen hohen Wiedererkennungswert ähnlich dem eines Logos oder Emblems. Dank der Namensschilder ist es dem Kunden möglich, eine Person schnell dem Geschäft zuzuordnen und somit als möglichen Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen zu identifizieren. Außer den Kunden ermöglichen die Namensschilder, in erster Linie in großen Betrieben, die Zuordnung der anderen Mitarbeiter zu bestimmten Abteilungen oder Projektgruppen. In Firmen bei denen Sicherheit ein wichtige Rolle spielt und aus diesem Grund die Mitarbeiter einwandfrei identifiziert werden müssen, können die Namensschilder mit kleinen Erweiterungen, wie einem Bild oder einem Magnetstreifen auch diese Funktion übernehmen.
Kreative Namensschilder von Vorteil
Um den Wiedererkennungswert von Namensschildern zu steigern, ist eine kreative Formgebung oder ein kreativer Schriftzug sehr wichtig. Denn die auffälligen Namensschilder erleichtern es den Kunden schnell die richtigen Ansprechpartner zu finden. Vor allem auf Messen, wenn viele Personen Namensschilder tragen, sind Namensschilder, die sich eindeutig abheben klar von Vorteil. Außerdem transportiert das Unternehmen auch sein Image über seine Namensschilder. Während ein kreatives Unternehmen oder ein Künstler ruhig zu ausgefallenen Formen und Farben für seinen Namensschriftzug greifen kann, um seine Kreativität nach außen zu demonstrieren, sollte eine Anwaltskanzlei bei deren Namensschilder auf seriöse, aber dennoch auffällige Formen zurückgreifen. Um diesen Spagat zu schaffen, sind professionelle Designer oft mehr als hilfreich.

Namensschilder lassen sich auf die verschiedensten Arten an der Kleidung befestigen. Dabei hat jede Art ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile. Sehr stark im Kommen ist im Moment die Befestigung mit einem Magnet. Im Gegensatz dazu steht die althergebrachte Methode, das Namensschild mit einer Art Klammer an der Kleidung zu befestigen. Für die Magnet-Methode befindet sich an der Rückseite der Namensschilder ein kleiner Magnet und als Gegenstück wird zusätzlich ein weiterer kleiner, runder Magnet mitgeliefert. Um eines der Namensschilder am Hemd oder der Bluse zu befestigen, muss man nur den mitgelieferten Extra-Magneten an der Innenseite von Hemd oder Bluse gegenüber dem Namensschild anbringen. Durch die Anziehung zwischen den Magneten bleiben die Namensschilder an ihrem Platz. Der Vorteil dieser Methode liegt auf der Hand. Das Namensschild lässt sich an jedem Kleidungsstück problemlos anbringen. Der Nachteil der Methode offenbart sich erst später im Alltag. Sie sollten die Namensschilder beispielsweise nicht in die Nähe ihrer Kreditkarte bringen, denn der Magnet des Namensschilds könnte die Daten auf dem Magnetstreifen Ihrer Karte beschädigen beziehungsweise unlesbar machen.
Die klassische Methode Namensschilder zu befestigen
Bei der Methode, bei der die Namensschilder mit einer Klammer befestigt werden, kann ihrer Kreditkarte zwar nichts passieren, dafür hat sie aber andere Nachteile. Zum einen ist der Look dieser Methode nicht mehr zeitgemäß. Die Klammer vermittelt einen technisch-orientierten Charme und ist eher in einem Labor, nicht aber in einem Kaufhaus vorstellbar. Zum anderen muss die Klammer des Namensschilds irgendwo angeheftet werden. Am besten funktioniert das an der Brusttasche. Eine solche hat aber nicht jedes Hemd und eine Bluse schon gar nicht. So bleibt dem Träger der Namensschilder oft nichts anderes übrig als eine Falte in das Hemd oder die Bluse zu machen, was nicht gerade sehr schick wirkt. Zwar muss man bei Namensschildern mit Magneten zur Befestigung mehr aufpassen, aber der bessere Look entschädigt eindeutig für das bisschen mehr an Aufwand.

Um diese Frage beantworten zu können, sollten zunächst die unterschiedlichen Arten an Namensschilder vorgestellt werden. Zum einem gibt es ein kleines Namensschild, das an der Kleidung getragen wird und den ganzen Arbeitstag über sichtbar sein sollte. Des Weiteren gibt es Namensschilder, die auf Tischen beziehungsweise den Schreibtisch gestellt werden. Zuletzt wären da noch die Namensschilder, die an der Tür oder neben der Tür an der Wand angebracht werden, sei es nun innerhalb eines Bürogebäudes oder an der Außentür. Jedes der drei unterschiedlichen Namensschilder hat seine Berechtigung und macht je nach Situation Sinn. Das erste der aufgeführten Namensschilder ist vor allem für Verkäufer beziehungsweise Personen sinnvoll, die den ganzen Tag über viel Kundenkontakt haben. Die Namensschilder auf dem Schreibtisch sind in Deutschland eher selten, können aber in Großraumbüros oder vor allem bei Konferenzen Sinn machen. Auf jeden Fall sollten diese Namensschilder mehr Information als den Namen preisgeben, Funktion im Betrieb und etwaige Titel gehören bei einer Konferenz unbedingt mit auf die Namensschilder.
Namensschilder als Wegweiser
Die letzte Variante, Namensschilder an der Bürotür, macht vor allem in großen Betrieben Sinn. In diesem Fall dienen die Namensschilder auch als Wegweiser und erlauben es dem Gast oder dem neuen Angestellten sich zurecht zu finden. So haben beide, der Gast oder der neue Angestellte die Möglichkeit, sich zu versichern an der richtigen Tür zu klopfen beziehungsweise sich schnell noch einmal den Namen seines Gesprächspartners in Erinnerung zu rufen. Allgemein können Namensschilder also helfen unangenehme Situationen zu vermeiden.

Die Frage, was alles auf ein Namensschild muss, wird häufig völlig unterschätzt, denn die Antwort ist nicht so einfach wie sie auf den ersten Blick erscheinen mag. Klar der Namen kommt auf jedes Namensschild, aber jetzt wird es schon kniffliger. Soll der komplette Name des Verkäufers, also sowohl Vor- als auch Nachname oder nur Vorname oder nur der Nachname auf das Namensschild? Die Entscheidung bei dieser Frage ist bereits sehr stark von der Philosophie des jeweiligen Unternehmens abhängig. In einem Coffee-Shop etwa würde wahrscheinlich nur der Vorname der Bedienung auf das Namensschild gedruckt werden. Zum Namen käme vielleicht noch eine lockere Aufforderung wie zum Beispiel: „Please, just call me …“, zudem wäre noch das Logo des Shops denkbar. Für ein auf Seriosität und Verbindlichkeit bedachtes Unternehmen wäre ein solches Namensschild dagegen undenkbar. Schon der Vorname würde ein zu großes Gefühl der Nähe zulassen. In solchen Fällen kommt lediglich der Nachname auf das Namensschild, auch eine Aufforderung wie oben kommt hier nicht in Frage. Anders sieht es bei Titel oder Funktionen aus.
Zusätze wie Titel oder Funktion auf dem Namensschild
Oft ist es für den Gesprächspartner wichtig, schnell zu erkennen mit wem er es zu tun hat und welche Funktion sein Gegenüber im Betrieb hat. Deshalb macht es oft Sinn, Titel wie Diplom Ingenieur oder etwaige Doktortitel zusätzlich auf Namensschilder drucken zu lassen. Oder aber die Abteilung in der der Mitarbeiter tätig ist sowie dessen Funktion. Zum Beispiel Abteilungsleiter oder dessen Stellvertreter. Je mehr Information das Namensschild enthält, desto leichter kann der Leser des Schildes den Träger einordnen und dessen Aussagen gewichten. Schließlich macht es einen Unterschied, ob man mit einem Auszubildenden oder dem Abteilungsleiter verhandelt. Auf jeden Fall erleichtert ein Namensschild die Kommunikation.